10 Tipps für Start-Ups: erfolgreich auf der Messe

Wie viele andere Start-Ups, die während der Corona-Pandemie gegründet wurden, standen wir nach den Lockerungen der Maßnahmen in 2022 vor einer für uns neuen Situation: Nach zwei Jahren digitaler Konferenzen und Online-Events war es plötzlich wieder möglich, sich auf Messen zu präsentieren. So richtig. Vor Ort. Mit Menschen.

Mittlerweile konnten wir sogar schon einen zweiten erfolgreichen Auftritt auf der Hannover Messe verbuchen. Und da wir nebenbei auch bei weiteren Veranstaltungen wertvolle Praxis-Erfahrungen gesammelt haben, möchten wir unsere gewonnenen Erkenntnisse in Form dieses Artikels mit anderen Start-Ups teilen.

Als Start-Up auf Messen – Macht das überhaupt Sinn?

Als kleines Start-Up auf Messen auszustellen, lässt zunächst den Gedanken aufkommen, man könne sein Geld in bessere Werbemaßnahmen stecken. Direkt neben etablierten Branchen-Riesen um die Aufmerksamkeit der Besucher zu buhlen klingt fast schon nach „David gegen Goliath“. Ein aussichtsloser Kampf? Keineswegs!

Messen bieten Start-Ups eine hervorragende Plattform, um ohne große Streuverluste direkt mit der Zielgruppe in Kontakt zu treten und eine persönliche Bindung zu schaffen. Denn: Anstatt nur mit einer Produktübersicht, kann man hier mit Persönlichkeit und einem sicheren Auftreten von sich und seiner Idee überzeugen. Der Mensch steht im Fokus. Gerade jungen Unternehmen, die sich noch keinen Ruf in der Branche machen konnten, können Messeauftritte dabei helfen, wichtige Beziehungen zu potenziellen Kunden und Partnern aufzubauen.

Aber natürlich ist diese Chance auch mit gewissen Nachteilen verbunden, derer man sich bewusst sein muss, bevor man die Entscheidung für oder gegen einen Messeauftritt trifft. Den finanziellen und zeitlichen Aufwand für die Konzeption und Durchführung eines Messeauftritts dürfen Start-Ups nicht unterschätzen. Die oftmals kleinen Teams sehen sich mit einer deutlichen Mehrbelastung konfrontiert und die Vorbereitung neben dem Tagesgeschäft umzusetzen, kann durchaus eine Herausforderung darstellen. Umso wichtiger ist deshalb eine gründliche Abwägung des Vorhabens und eine detaillierte Planung.

Damit der Messeauftritt Ihres Start-Ups ein voller Erfolg wird, haben wir nachfolgend eine Liste mit 10 Tipps zusammengestellt, die Ihnen bei der Planung weiterhelfen werden!

Tipps für einen erfolgreichen Messebesuch:

1. Die richtigen Messen finden

Der beste Messestand bringt nichts, wenn er nicht auf der Messe steht, auf der sich die jeweilige Zielgruppe bewegt. Deshalb sollte genug Zeit in die Suche nach der Messe investiert werden, die am besten zur eigenen Branche und dem jeweiligen Ziel, das mit dem Messebesuch verfolgt wird, passt. Dabei gilt es einige Faktoren zu berücksichtigen, die je nach Unternehmen unterschiedlich zu gewichten sind.

Zu den Wichtigsten zählen die inhaltliche Ausrichtung der Messe, der Veranstaltungsort, die Größe (bzw. die Besucherzahlen), die Kosten für und die Platzierung des Standes und die Präsenz der Konkurrenz.

Tipp: Obwohl die Besucherzahl natürlich ein wichtiges Entscheidungskriterium ist, sollte hier nicht nur in Quantität bedacht werden. Eine Messe mit 10.000 Besuchern, von denen aber nur 1.000 zu meiner Zielgruppe gehören, bringt mir wahrscheinlich weniger als eine Messe mit 5.000 Besuchern, von denen aber die Hälfte zu meiner Zielgruppe gehört. Im besten Fall hat man die Messe vorab bereits als Besucher ausgekundschaftet.

2. Nebenkosten berücksichtigen

Das Budget ist insbesondere für Start-Ups ein sensibler Faktor bei der Messeplanung. Oftmals stehen neugegründeten Unternehmen nur begrenzte finanzielle Kapazitäten zur Verfügung, die es sorgfältig einzuplanen gilt. Deshalb ist es umso wichtiger, bereits möglichst früh einen groben Kostenvoranschlag aufzusetzen, um einschätzen zu können, ob der Messeauftritt überhaupt in das Jahresbudget passt. Dabei ist die Höhe der Standmiete natürlich zu beachten, doch was häufig viel stärker ins Gewicht fällt, sind die aufkommenden Nebenkosten. Dazu zählen u. A. die Reisekosten, die Unterbringung & Verpflegung Ihres Standpersonals, das Werbematerial (z.B. Flyer oder Werbegeschenke) und natürlich die Kosten für den Stand, dessen Montage und ggf. Reinigung oder Versicherung. Zusätzlich fallen je nach Messeveranstalter weitere Gebühren an (z.B. für Anschlüsse am Stand, obligatorische Marketingpauschalen für die Aufnahme ins Ausstellerverzeichnis o.ä.). Ganz abgesehen davon sollten auch die Personalkosten für Planung und Durchführung der Messe berücksichtigt werden.

Tipp: Wer aufgrund der hohen Nebenkosten bei der Standmiete sparen will, sollte gezielt nach Angeboten für Start-Ups suchen. Manche Messen haben spezielle Start-Up-Areas, in denen die Standmiete etwas günstiger ist.

3. Genügend Vorlaufzeit einplanen

Je nach Art der Messe und Größe des Messestands kann die Konzeption und Umsetzung eines Messeauftritts deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen als erwartet. Gerade in jungen Start-Ups wirkt sich die Arbeit rund um die Messe spürbar auf die Auslastung des Teams aus und können unter Umständen auch zu Engpässen an anderen Stellen führen. Um dies zu vermeiden, sollte vor allem genügend Vorlaufzeit für alle Planungsschritte eingeplant werden. D.h. auch wenn ein Flyer initial sehr schnell erstellt ist, gilt es auch eventuell anfallende Korrekturschleifen oder Rücksprachen mit einzurechnen. Hier können jedoch auch die Stärken des Start-Ups deutlich in Erscheinung treten: Kurze Kommunikationswege und schnelle Entscheidungen reduzieren die Vorlaufzeit erheblich!

4. Kooperationen mit anderen Start-Ups/Unternehmen

Eine Möglichkeit, um die anfallenden Kosten ein wenig zu reduzieren, ist die Kooperation mit einem (oder ggf. sogar mehreren) anderen Unternehmen. Durch einen gemeinsamen Messestand verteilen sich die Kosten für den Messebau und die Standmiete. Auch wenn personelle Kosten und die Ausgaben für Werbematerialien nicht abweichen, können auf diese Weise die Gesamtkosten für den Messeauftritt deutlich reduziert werden. Dabei gilt es jedoch zu beachten, dass ggf. zusätzliche Kosten für die Anmeldung eines Mitausstellers anfallen können.

Ein gemeinsamer Messestand bietet aber nicht nur finanzielle Anreize: Passen die Unternehmen gut zusammen und erzählen eine gemeinsame Story, ergeben sich wertvolle Synergie-Effekte. So können sich z.B. die beiden beteiligten Start-Ups gegenseitig Interessenten „zuspielen“ oder sogar mit einer gemeinsamen Rundum-Lösung auftreten. Auf diese Weise wird ein Mehrwert für die Messebesucher und potenziellen Leads geschaffen.

5. Fokus auf das Standkonzept legen

Sind wir mal ehrlich: Ein Start-Up wird in Bezug auf die Standausstattung niemals mit einem „Big Player“ mithalten können. Das Budget ist begrenzt und riesige LED-Displays, großzügige Standflächen und ein mehrstöckiger Messebau sind für ein junges Unternehmen einfach nicht erschwinglich. Doch trotz alledem kann ein Start-Up seine Stärken gezielt einsetzen und sich von der Konkurrenz abheben. Während alle anderen bspw. auf einen futuristischen, kühlen Look setzen, fällt man mit einem farbenfrohen oder thematisch außergewöhnlichen Stand sofort auf.

Treten die anderen Aussteller sehr sachlich und mit professioneller Distanz auf, kann es von Vorteil sein, sich für eine eher lockere Kundenansprache zu entscheiden. Wer Zeit in ein kreatives und auffälliges Standdesign steckt, hat damit oft mehr Erfolg als mit hochpreisiger Ausstattung. Die goldene Regel dabei: Authentisch muss es sein.

6. Standausstattung kaufen

Je nach Messe können Aussteller beim Veranstalter verschiedenste Standausstattung mieten. Zu den Klassikern zählen dabei Tische, Hocker, technisches Equipment, Pflanzen oder sonstige dekorative Elemente. Obwohl dieser Service verlockend klingt, sind derartige Angebote meist nicht gerade günstig. Wer für 70€ einen Barhocker mietet, wird sich schnell ausrechnen können, dass er für diesen Preis bereits ein ähnliches Produkt kaufen könnte. Dass der Einsatz eigener Ausstattung mit zusätzlichen Transportkosten und nicht unerheblichem Mehraufwand verbunden ist, ist natürlich kein Geheimnis. Für Start-Ups kann es sich dennoch lohnen, eigene Ausstattung zu kaufen, statt vom Veranstalter zu mieten.

Besonders sinnvoll ist das, wenn z.B. Basics wie Barhocker oder Stehtische angeschafft werden, die außerhalb der Messesaison im Büro oder für andere Veranstaltungen verwendet werden können. Wer den Aufwand nicht scheut, kann alternativ auch mit der „Vor-Messe-kaufen-und-anschließend-wieder-verkaufen“-Taktik viel Geld sparen.

7. Mitarbeiter ausführlich schulen

Egal wie viel Aufmerksamkeit Ihr Stand auf sich zieht – wenn das Standpersonal nicht gut geschult ist, werden Sie niemals das volle Potenzial Ihres Messeauftritts ausschöpfen können. Damit ist jedoch nicht nur gemeint, dass die Mitarbeiter auf dem Stand ihr Fach verstehen müssen. Neben den Gesprächsinhalten sollte das Standpersonal auch im Hinblick auf die gemeinsame Zielsetzung gut informiert sein. Was ist eigentlich unser Ziel? Neukunden-Akquise? Networking?

Und auch scheinbar banale Absprachen zum Rollenverständnis des Standpersonals sollten ernst genommen werden. Wer ist wann am Stand? Wer ist für welchen Bereich zuständig? Wer begrüßt die Kunden? Wer kümmert sich um die Dokumentation der Leads und mit welchen Hilfsmitteln?

Generell gilt: Je weniger Fragen beim Standpersonal vor Ort aufkommen können, desto weniger kann schiefgehen. Ein gutes Briefing ist deshalb Gold wert und im besten Fall auch schriftlich dokumentiert, falls Unsicherheiten auftreten sollten.

8. Networking-Angebote nutzen

Die Kontaktaufnahme am Stand ist meist nur die halbe Miete. Viele Messen bieten auch noch zahlreiche zusätzliche Networking-Möglichkeiten an, die wahrgenommen werden wollen. Insbesondere für Start-Ups finden sich hier häufig entsprechende Events für den Austausch mit potenziellen Kunden, Partnern oder Sponsoren, z.B. in Form von Speeddating.

Wer sein Netzwerk ohne die genannten Zusatzveranstaltungen erweitern möchte, sollte vorab auf jeden Fall einen Blick in das Ausstellerverzeichnis werfen. Hier gewinnt man schnell einen Überblick über vielversprechende Kontaktmöglichkeiten und kann ggf. sogar Ansprechpartner direkt über ein Messeinternes Netzwerk kontaktieren.

9. Vorab Kommunikation & Einladungen

Der Messebesuch sollte keine Überraschung sein. Wenn Ihr Netzwerk erst durch ein Foto vom aufgebauten Messestand von Ihrem öffentlichen Auftritt erfährt, haben Sie wertvolle Chancen verpasst. Je nach Größe der Veranstaltung sollten Sie Ihren Messebesuch bereits einige Wochen (ggf. sogar Monate) in Ihre Unternehmenskommunikation einbinden. Weisen Sie z.B. in Ihrer E-Mail-Signatur darauf hin, veröffentlichen Sie entsprechende Posts auf Social Media (z.B. LinkedIn) und binden Sie entsprechende Informationen auf Ihrer Website oder in einen Newsletter ein.

Es empfiehlt sich außerdem, gezielt Einladungen auszusenden. Eventuell hatte Ihr potenzieller Kunde sowieso vor, diese Messe zu besuchen und hat nichts dagegen, für ein kurzes Gespräch an Ihren Stand zu kommen. Oder nutzen Sie den Messeauftritt als Gelegenheit, Ihre Bestandskunden oder Partnerunternehmen auf einen Kaffee an Ihrem Stand einzuladen und über die weitere Zusammenarbeit zu sprechen.

Tipp: Egal, ob Sie die Messe zur Pflege bestehender Kontakte oder für die reine Neukunden-Akquise nutzen: Vergessen Sie nicht, immer die Position Ihres Messestands (z.B. Standnummer, Halle) in Ihre Kommunikation einzubinden, damit Sie auch gefunden werden!

10. Nachbereitung nicht vergessen

„Nach der Messe ist vor der Messe“ – solche Sprüche hat jeder schon mal gehört. Mit einer gründlichen Nachverfolgung der Leads, dem Versenden von weiteren Informationen und der weiteren Kontaktpflege steht und fällt ein erfolgreicher Messeauftritt. Doch diese Form der Nachbereitung wird in jedem 08/15-Messeguide beschrieben. Natürlich sollten sich auch Start-Ups diesen Rat zu Herzen nehmen und ihre gewonnenen Leads zielstrebig weiterverfolgen. Doch genauso wichtig ist eine interne Nachbereitung. Gerade bei wenig Messeerfahrung lohnt sich eine umfassende Reflektion: Was hat gut funktioniert? Was können wir beim nächsten Mal besser machen? Hatten wir genügend Info- und Werbematerial? Wie war die Auslastung des Standpersonals? An welchen Tagen / Zu welchen Zeiten war der Stand am besten besucht? Und so weiter…

Um sich ein umfassendes Bild zu verschaffen, sollte bereits während der Messe erstes Feedback von Standbesuchern eingeholt werden (gerne auch von Bestandskunden, insofern vorhanden). Genauso wichtig ist aber das Feedback des Teams. Das Standpersonal weiß am besten darüber Bescheid, was gut funktioniert hat und was nicht – nutzen Sie die Rückmeldung Ihrer Mitarbeiter, um den nächsten Messebesuch noch erfolgreicher zu gestalten!

Fazit

Ein Messeauftritt ist eine hervorragende Möglichkeit, um direkt mit seiner Zielgruppe in Kontakt zu treten und Beziehungen aufzubauen. Trotz der mitunter hohen Kosten und dem zeitlichen Aufwand, kann mit gründlicher Planung der Messeauftritt zu einem vollen, nicht nur finanziellen Erfolg gemacht werden.

Wenn Sie noch mehr über unseren Werdegang als Start-Up erfahren möchten, klicken Sie doch auf diesen Link. Scheuen Sie sich nicht, uns bei Fragen oder Anregungen direkt zu kontaktieren.